Faire une réunion, la galère ?

Faire une réunion, la galère ?

L’idée même de lancer un doodle pour se réunir nous donne souvent des boutons dans le dos. On imagine ces deux heures jours dans cette pièce (c’est comme la température ressentie, mais en version réunion), avec tous ces gens (qu’on apprécie pourtant tellement, mais plutôt autour d’un scrabble barbecue)… Et pourtant, bien menée, elle peut mener votre projet à bonne fin.

Je voudrais vous raconter une petite histoire récente. Un nouveau client me contacte, pour un logo d’association à réaliser. Une équipe de 8-10 personnes en face de moi (c’est déjà trop !), il s’agit du conseil d’administration élargi (va falloir l’accepter!). Après un brief sérieux et une semaine de travail, je fais 3 propositions créatives. On part sur une des pistes, qui plaît beaucoup à l’ensemble des personnes (bon, dans cet exemple c’est déjà un petit miracle). Une semaine plus tard, je renvoie le travail quasi abouti. Je m’attends à quelques coquilles éventuelles à corriger avant validation définitive de la création. Et là, je reçois un document (une image jpeg s’il vous plait), mon logo découpé, traficoté, modifié, amélioré (euh…) et une consigne : « Pouvez-vous nous faire plutôt quelque chose comme ça ? »

Que s’est-il passé entre temps ?

En passant mon interlocuteur principal à la questionnette, j’obtiens ENFIN la réponse : un membre du conseil, absent car en vacances pendant les deux premières semaines, vient de rejoindre l’équipe… Et il a « de bonnes idées ». Ça fait quand même 15 ans qu’il est dans l’association ! On ne peut tout de même pas ignorer ses propositions !
Et bien si. Et je vais vous expliquer pourquoi 🙂
La question de la prise de décision collective se pose dès qu’il s’agit de mener à bien un projet de communication, qu’il s’agisse d’un site Internet ou toute autre création. Il s’agit simplement de déterminer ce qu’on doit faire, et cela paraît simple pour une personne qui prend seule une décision ne concernant qu’elle-même (« Qu’est-ce que je vais manger ce soir ? »)… Mais c’est tout de suite plus compliqué quand on essaye de le vivre en groupe ! Apparaissent en effet des questions cruciales, comme :
– Si tout le monde n’est pas d’accord, comment se prend la décision ?
– Qui assumera les conséquences de la décision prise ?
– Comment faire pour être d’accord entre nous ?
– Comment garder un climat de paix (va encore falloir se confesser) ?
– Etc.
Car il faut bien comprendre que le simple fait de discuter informellement d’un sujet tout en ayant « l’impression » que les gens sont d’accord ne constitue pas une décision. De même, discuter individuellement avec chacune des personnes concernées pour obtenir son avis ne peut pas suffire à valider une décision… Il y a quelques règles ! Il est bon de copier dans le monde de l’entreprise ce qui peut aider nos structures, paroisses ou associations.

Les règles de la prise de décision

La première décision à prendre en groupe est de fixer les règles selon lesquelles se prendront les décisions 😉 C’est passionnant et utile de travailler ensemble à établir ses propres règles. Voici deux questions à se poser :

1/ Qui doit décider ?
Mon conseil est qu’une personne de confiance puisse trancher en cas de désaccord. En création visuelle, c’est super important. Son talent sera d’écouter de manière active avant toute chose. Elle permettra à chacun de s’exprimer, reformulera pour être sûr d’avoir bien compris ce que la personne a voulu dire, et prendra des notes pour s’en souvenir si besoin. On pourra faire des choix à la majorité si on veut, c’est aussi possible. Mais ce responsable de réunion (et chef de projet dans notre cas) n’hésitera pas à donner l’avis final, toutes susceptibilités ménagées 😉

2/ Qui décide « qui décide » ?
Ce peut être le curé dans le cas d’une paroisse. Le président de l’association, ou un nouveau « responsable communication ». On peut choisir en fonction de certains attributs avantageux dans la situation (un âge proche de la cible que l’on veut rejoindre par exemple). Ce peut être la personne « qui était là au bon moment », l’occasion qui fait le larron ! Ce sera de fait très souvent une personne qui consacre beaucoup de temps et d’énergie à l’œuvre, qui s’implique souvent personnellement…
Il faut définir les domaines de légitimité du ou des décideurs, et le partage des responsabilités entre les membres. Dans le cas d’un gros projet notamment, les responsabilités peuvent aussi être partagées, on délègue à certaines personnes telle ou telle tâche.

Des étapes avant la décision ? C’est le « processus décisionnel » !

J’introduis très sommairement ce jargon d’entreprise : le processus décisionnel, c’est l’ensemble des étapes qui vont d’une idée, d’un besoin, de l’identification d’un problème… à la prise d’une décision par un groupe. La prise de décision est donc la phase finale d’un ensemble d’étapes. Beaucoup de groupes n’ont pas conscience de ces étapes et de leur importance et ne les préparent pas. Si nous sommes amenés à travailler ensemble, je vous guiderai pas à pas au travers de ce processus, qui s’avère en réalité très simple, pour une bonne communication et relation entre vous, mais aussi avec moi, dans le seul but de vous créer une communication visuelle de qualité (et rapidement) !

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